Workflow

Il workflow è il cuore pulsante della comunicazione automatica con i tuoi utenti. In base alle azioni che essi compiono sul tuo calendario, sarai in grado di inviare automaticamente email di conferma o varie richieste di informazioni. Questo ti aiuterà per:

  • Efficienza operativa: Grazie alla comunicazione automatica basata sul workflow, riduci il tempo e lo sforzo necessario per gestire manualmente le comunicazioni con gli utenti. Le email vengono inviate automaticamente in risposta alle azioni degli utenti sul calendario, migliorando l’efficienza complessiva del processo.
  • Miglioramento dell’esperienza utente: Offrire risposte immediate e pertinenti alle azioni degli utenti sul calendario migliora l’esperienza complessiva. Le email di conferma o richiesta di informazioni inviate in modo tempestivo dimostrano un servizio attento e professionale, contribuendo a costruire fiducia e soddisfazione dei clienti.

Ecco perché è importante capire come creare al meglio un flusso di email. Per iniziare, clicca sul pulsante “+ CREARE UN NUOVO WORKFLOW“. Si aprirà immediatamente un pannello con il quale potrai iniziare a configurare il tuo workflow. Ecco i parametri:

  • Nome Workflow: Questo è il nome che ti servirà per mantenere ordinata la tua lista di workflow.
  • Quando questo accade: È l’evento scatenante che attiverà il workflow. Il trigger può essere dato da una nuova prenotazione, una prenotazione riprogrammata, lo stato della prenotazione modificato, l’inizio o la fine della prenotazione o una conferma dell’appuntamento pagato.
  • Fai questo: Da questa selezione puoi decidere cosa far fare al gestionale in modo automatico. Ad esempio, puoi modificare lo stato della prenotazione o decidere di inviare un’email all’utente.

Creare un Workflow

Vediamo come settare correttamente l’invio delle email. Prendiamo, ad esempio, il caso in cui desideriamo inviare un’email ogni volta che un utente prenota una consulenza con noi. Clicca sul pulsante “+ CREARE UN NUOVO WORKFLOW“. Si aprirà un pannello per configurare il tuo workflow.

Nella sezione “Nome Workflow” inserisci un nome semplice da ricordare che ti permetterà di mantenere organizzati i vari workflow nella lista del menu. Ad esempio, puoi chiamarlo “Prenotazione confermata”.

Dal menu a tendina “Quando questo accade”, scegli l’evento scatenante che meglio si adatta alle tue esigenze. Ad esempio, se richiedi il pagamento anticipato, seleziona “Appuntamento pagato”.

Dal menu a tendina “Fai questo”, seleziona “Invia email”.

Clicca su: CREARE. Ti troverai automaticamente su questo pannello.

Il gestionale ti sta chiedendo di configurare il passaggio “Fare questo”, che nel caso specifico significa impostare l’email da inviare. Clicca su “Impostazioni” accanto alla dicitura “Send Email”.

Si aprirà il pannello “Edit action” dove potrai creare la tua email. Inserisci i seguenti parametri:

  • To: Devi selezionare l’indirizzo a cui mandare l’email. Poiché si tratta di un workflow, le impostazioni sono preimpostate e potrai decidere se mandare l’email solo al cliente, solo al membro dello staff che si occupa di questo servizio, oppure ad entrambi. Noi consigliamo l’invio ad entrambi perché il cliente riceverà un’email di conferma, mentre tu o il membro del tuo staff sarete notificati della richiesta di consulto senza dover accedere ogni volta al gestionale e cercare nella sezione degli appuntamenti.
  • Subject: Questo è l’oggetto dell’email, ovvero il titolo. Cliccando sull’icona viola accederai a una serie di tag dinamici preimpostati che possono inserire automaticamente i dati della prenotazione stessa. Scegli quelli in base alle tue esigenze.
  • Body: Questo è il testo dell’email che il cliente leggerà. Ricorda che le email sono del tipo noreply, quindi non potrai scriverle chiedendo ai tuoi clienti di rispondere sulla stessa email del workflow.
  • Attachment: Qui è possibile inserire gli allegati. Tuttavia, al momento il nostro gestionale non permette di inviare allegati ai clienti per evitare di incorrere nello spam.

Una volta impostati tutti i parametri, potrai salvare (SAVE) il tuo workflow oppure salvarlo e testarlo (SAVE&TEST). Questo ti permetterà di inviare un’email di anteprima ad un indirizzo specifico da te scelto. Quando salverai, tornerai automaticamente alla schermata in cui potrai modificare il tuo workflow. Inoltre, cliccando sul pulsante “Aggiungi” nella parte inferiore, potrai inserire altri workflow.

IMPORTANTE: Le email partiranno solo se avrai inserito il nome del mittente dal menu Impostazioni -> Impostazioni email. Senza questo dato, non potranno essere inviate poiché saranno bloccate dal filtro antispam. Inoltre, non chiedere ai tuoi clienti di risponderti direttamente alle email del workflow perché sono del tipo “noreply” e non ti arriverà alcuna risposta.

Testo Email

Se hai bisogno di un testo per la tua email, eccone uno molto semplice

Ciao {customer_first_name},

ho ricevuto la tua prenotazione per il:

{appointment_date_time} in orario {appointment_date_time}

Ti chiamerò sul numero che mi hai fornito: {customer_phone}

Questa è un’email automatica e noreply, quindi non rispondere.

A presto,

tuo nome

  • {customer_first_name} restituirà il nome del cliente
  • {appointment_date_time} restituirà la data di prenotazione
  • {appointment_date_time} restituirà l’ora di prenotazione
  • {customer_phone} restituirà il numero di telefono

Questa email appare semplice, ma include tutti i dati di cui hai bisogno. Infatti, se preferisci evitare di accedere continuamente al tuo gestionale, puoi configurare l’invio di questa email di conferma anche al tuo indirizzo, in modo da avere tutti i dati comodamente nella tua casella di posta.

Se, invece, necessiti che il cliente ti dia ulteriori informazioni in fase di prenotazione per procedere con la fatturazione (indirizzo, codice fiscale…), allora sarà necessario impostare un modulo personalizzato.

Ricorda di verificare la corrispondenza delle Parole Chiave con quelle del tuo gestionale.

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